Documento interno · GOVIVO
Manual
Operativo
Interno.
El sistema que define cómo trabaja GOVIVO. Tres células creativas, tres modelos de servicio, checklists, plantillas y reglas para operar con orden todos los días.
3
Células creativas
3
Modelos de servicio
8
Plantillas activas
10
Reglas anti-caos
9
Métricas clave
01 — Principios operativos
Lo que nos rige
todos los días.
No son valores decorativos. Son reglas que se aplican en cada brief, cada tarea y cada entrega. Si algo viola uno de estos principios, se para y se corrige.
01
Velocidad sin caos
Ser rápidos no significa improvisar. Cada proyecto tiene un flujo definido. La velocidad viene de tener el sistema claro, no de saltarse pasos. Si hay que saltarse un paso para ser rápido, el paso estaba mal diseñado.
02
Consistencia creativa
El nivel de calidad no puede depender de quién esté disponible ese día. Los estándares están documentados y se aplican siempre. Una pieza de GOVIVO tiene que verse como una pieza de GOVIVO, sin importar quién la hizo.
03
Claridad de briefs
Sin brief completo, no hay producción. Un brief incompleto genera más rondas de cambios que cualquier otra cosa en la operación. El brief es el contrato interno entre el cliente y el equipo.
04
Trazabilidad
Todo queda documentado: quién aprobó qué, en qué versión, con qué feedback. Si algo falla, se puede rastrear el origen. Lo que no está documentado no ocurrió.
05
Responsabilidad por rol
Cada persona sabe exactamente qué le corresponde. No hay zonas grises en la responsabilidad. Quien produce, entrega. Quien aprueba, aprueba. Si hay dos responsables de algo, no hay ninguno.
06
Capacidad realista
No prometemos lo que no podemos cumplir. La capacidad se mide, se comunica y se respeta. El equipo no trabaja en modo crisis permanente. Una fecha imposible es peor que una fecha honesta.
07
Comunicación clara
Un canal por tipo de comunicación. No hay feedback en WhatsApp, no hay aprobaciones verbales, no hay briefs por voz. Todo lo que importa queda escrito en el canal correcto.
08
Mejora continua
Cada cierre de proyecto genera un aprendizaje. Cada mes se revisa qué funcionó y qué no. El sistema no es estático: mejora con cada ciclo. Si algo genera fricción repetida, se cambia.
02 — Células y roles
Quién hace qué
en GOVIVO.
Tres células especializadas. Cada una tiene un foco claro, herramientas propias y una responsabilidad definida dentro de cada proyecto.
Célula 01
🎬 Audiovisual
Producción de video, reels, podcast, cobertura de eventos, streaming, motion graphics y registro visual. Desde el concepto hasta la entrega en todos los formatos.
Video
Edición
Motion
Podcast
Streaming
UGC
Célula 02
🧠 Estrategia
Brand strategy, copywriting, planeación editorial y narrativa. Define qué decir, a quién y cómo. Es la célula que da dirección estratégica antes de que la producción empiece.
Brand strategy
Copy
Planeación
Naming
Guión
SEO
Célula 03
✏️ Diseño
Diseño gráfico, identidad visual, branding, packaging, web y UX/UI. Materializa visualmente lo que la estrategia define. Es la célula que hace que todo se vea bien.
Branding
Identidad
Gráfico
Packaging
Web
UX/UI
Roles y responsabilidades
03 — Modelos de servicio
Tres formas
de trabajar.
La elección del modelo depende del cliente y su dinámica. Cada uno tiene su propia lógica operativa, sus propios rituales y sus propias reglas.
Modelo 01
Creative On-Demand
Proyectos puntuales con alcance, precio y tiempos definidos desde el inicio. Cada proyecto es una unidad cerrada.
¿Cuándo aplica?
- → Necesidad puntual y acotable
- → Sin compromiso de continuidad
- → Logo, web, campaña, fotos, video
- → Cliente sin volumen constante
Cómo funciona
- → Brief → alcance → cotización (24h)
- → Producción con fecha fija
- → Rondas de cambios definidas en propuesta
- → Cambios extra se cotizan antes de ejecutar
- → Cierre con entrega organizada y retro
Reglas clave
- → Sin brief = sin producción
- → Sin alcance = sin cotización
- → Aprobaciones por escrito siempre
- → Retro interna al cerrar todo proyecto
Modelo 02
Creative Retainer
Capacidad creativa mensual contratada. El cliente tiene un banco de producción disponible cada mes.
Estructura mensual
- → Sem 0: planeación y backlog
- → Sem 1–3: producción por prioridad
- → Sem 4: cierre, reporte y retro
Control de alcance
- → Backlog actualizado semanalmente
- → Exceso de capacidad = cotización extra
- → Urgencias tienen sobrecosto del 20%
- → Horas no usadas no se acumulan
Regla de entrada
Toda solicitud entra por formulario de brief. Nunca por WhatsApp, email informal ni de voz. Si llega por otro canal, no existe.
Modelo 03
Embedded Creative Team
El equipo GOVIVO se integra a la operación del cliente. Alta dedicación, rituales compartidos, conocimiento profundo del negocio.
Rituales semanales
- → Lunes: Planning 30 min
- → Miércoles: Check-in 15 min
- → Viernes: Review 45 min
- → Último viernes: Reporte mensual
Métricas de impacto
- → Velocidad de producción
- → Tasa aprobación 1ª entrega (meta: +70%)
- → Rondas de cambio promedio (meta: <2)
- → NPS mensual del equipo cliente
¿Cuándo aplica?
- → Demanda alta y constante
- → Múltiples frentes simultáneos
- → Always-on con calidad de agencia
04 — Flujo general de operación
Así fluye
el trabajo.
Desde el primer contacto hasta el cierre. Sin excepciones, sin atajos. El flujo aplica para los tres modelos con variaciones menores.
1
Entrada del lead
El cliente llega por cualquier canal. Se registra en el sistema con nombre, necesidad básica y canal de origen. Ninguna cotización inicia sin este registro.
Responsable: Project Manager
2
Diagnóstico
Llamada de 30 min. Se identifica: modelo (On-Demand / Retainer / Embedded), urgencia real, presupuesto estimado y perfil del cliente. Sin diagnóstico no hay propuesta.
Responsable: Project Manager
3
Propuesta
Con el diagnóstico en mano se construye la propuesta: alcance exacto, entregables, tiempos y precio. Plazo de entrega de la propuesta: 24 a 48 horas.
Responsable: Project Manager + Director Creativo
4
Onboarding
Cliente aprueba. Se hace kickoff: se explica el sistema, se definen canales, se asigna PM, se crea carpeta en Dropbox y tablero en Monday.
Responsable: Project Manager
5
Brief
El PM envía el formulario de brief al cliente. Sin brief completo y aprobado, la producción no inicia. El cliente tiene 48 horas para completarlo. Si no responde, el PM hace seguimiento activo.
Responsable: PM (envía) · Cliente (completa)
6
Producción
El PM asigna la tarea al creativo de la célula correspondiente con fecha de entrega interna (siempre con 24h de buffer antes de la fecha al cliente). Se produce en la carpeta designada con nomenclatura correcta.
Responsable: Creativo asignado · PM supervisa
7
Revisión interna
Antes de ir al cliente, todo pasa por revisión interna. El Director Creativo o un par revisa que la pieza cumple el brief y los estándares de GOVIVO. Máximo 4 horas hábiles. El feedback va en el archivo, nunca verbal.
Responsable: Director Creativo / Par de célula
8
Entrega al cliente
El PM envía el entregable por el canal acordado (Dropbox / Figma / Frame.io) con instrucciones claras de cómo dar feedback y fecha límite de respuesta (máximo 3 días hábiles).
Responsable: Project Manager
9
Feedback y ajustes
El cliente da feedback centralizado. El PM lo consolida antes de pasarlo al creativo. Se ejecuta dentro del número de rondas acordadas. Cambios adicionales se cotizan antes de ejecutar.
Responsable: PM (consolida) · Creativo (ejecuta)
10
Cierre
Entrega final organizada en Dropbox. Archivo del proyecto (brief + feedback + aprobaciones). Retro interna de 15 min. Pregunta de satisfacción al cliente. Facturación si aplica.
Responsable: Project Manager
05 — Sistema de prioridades
Qué va primero
y por qué.
Toda solicitud que entra se clasifica antes de asignar. Sin clasificación, no hay asignación.
🔴 Urgente
Hoy o mañana
Fecha límite inmediata. Bloquea algo crítico. Impacto alto si no se entrega en las próximas horas.
→ Inicia de inmediato. Puede desplazar trabajo en curso con aviso previo al PM.
🟡 Alta
Esta semana
Impacto alto en campaña o lanzamiento activo. No puede esperar más de una semana sin afectar resultados.
→ Tope del backlog. Próximo slot disponible.
🟢 Media
Próxima semana
Impacto moderado. No bloquea nada crítico. Tiene margen de tiempo suficiente.
→ Backlog normal. Se produce en orden.
⚪ Baja
Sin urgencia
Sin fecha límite. Mejoras, exploraciones o ideas para cuando haya capacidad disponible.
→ Cuando hay capacidad libre. No desplaza activas.
Método de desempate: Si dos solicitudes tienen la misma prioridad → primero la de fecha más próxima → si empatan, la que desbloquea otros entregables → si siguen iguales, la de mayor impacto en el negocio del cliente. Si aún no está claro, el PM escala al Director Creativo.
Regla anti-urgencias falsas: Si algo llega marcado como urgente más de 2 veces seguidas sin serlo realmente, el PM habla con el cliente para recalibrar. Las urgencias permanentes no son urgencias, son desorganización.
06 — Capacidad y carga de trabajo
Cómo calculamos
lo que podemos hacer.
La capacidad se mide antes de comprometer fechas. Una promesa imposible es más costosa que una fecha honesta.
Fórmula de capacidad semanal
Horas brutas (8h × 5 días)40 h
Factor productivo (70%)28 h
Buffer urgencias (15%)−4 h
Capacidad neta disponible24 h
Estimado revisiones (1h/pieza × 10)−10 h
Capacidad real de producción14 h
Complejidad por tipo de pieza
Post para redes (1 formato)1–2 h
Set de 5 posts4–6 h
Presentación (12 slides)6–10 h
Logo completo con variantes16–24 h
Landing page12–20 h
Video reel editado (60 seg)4–8 h
Video institucional (2 min)24–40 h
Regla de capacidad: Si el backlog supera la capacidad disponible, el PM informa al cliente antes de comprometer fechas. Nunca se compromete una fecha sin revisar el tablero primero.
07 — Reglas de comunicación
Un canal
para cada cosa.
Si todo va a todos lados, nada llega a ningún lado. Las reglas de canal no son sugerencias, son el sistema.
Monday
Centro de operaciones
✓ Sí va aquí
Briefs, tareas, asignaciones, estados, comentarios de feedback en contexto, avance de proyectos. Todo el trabajo activo.
✗ No va aquí
Conversaciones informales, preguntas rápidas de coordinación, archivos finales.
Slack
Comunicación interna
✓ Sí va aquí
Coordinación rápida del equipo, alertas de bloqueo, check-ins informales, avisos internos.
✗ No va aquí
Feedback de piezas, aprobaciones, briefs, entregables para el cliente, decisiones formales.
Dropbox
Archivos y entrega
✓ Sí va aquí
Archivos de trabajo, versiones, entregables finales organizados por cliente y proyecto. Nomenclatura estandarizada.
✗ No va aquí
Archivos sin nombre correcto. Carpetas sin estructura. Archivos temporales o de trabajo sin organizar.
Figma / Frame.io
Revisión visual
✓ Sí va aquí
Feedback de piezas de diseño (Figma) y video (Frame.io). Comentarios por sección o fotograma. Control de versiones visual.
✗ No va aquí
Feedback general de proyecto, aprobaciones formales, solicitudes de nuevas piezas.
Google Workspace
Documentos
✓ Sí va aquí
Briefs en Google Docs, reportes en Sheets, minutas de reunión, plantillas y documentación interna.
✗ No va aquí
Archivos de producción (van en Dropbox). Feedback de piezas (van en Figma o Frame.io).
WhatsApp
Solo alertas
✓ Sí va aquí
Avisar que hay una urgencia real. Confirmar disponibilidad para una llamada. Nada más.
✗ No va aquí
Briefs, feedback, aprobaciones, cambios, solicitudes formales, entregables. Absolutamente nada de trabajo real.
Email
Comunicación formal
✓ Sí va aquí
Cotizaciones, propuestas, reportes mensuales, comunicaciones formales con el cliente.
✗ No va aquí
Coordinación operativa diaria, feedback de piezas específicas, solicitudes de cambios.
08 — Stack de herramientas
Las herramientas
del equipo.
Simple y con propósito claro. Cada herramienta tiene un rol definido. No se usan a discreción.
Monday
Core · Gestión
Todas
Centro de operaciones. Tablero de producción, tareas, estados, asignaciones y seguimiento. Todo el trabajo activo vive aquí.
Crear tarea por brief recibido. Actualizar estado en cada etapa. Nunca dejar tareas sin estado.
Slack
Core · Comunicación
Todas
Comunicación interna del equipo. Canales por célula y por cliente activo. No para feedback de piezas.
Canal #general, #audiovisual, #estrategia, #diseño y #cliente-[nombre]. Sin DMs para trabajo formal.
Dropbox
Core · Archivos
Todas
Almacenamiento y entrega de archivos. Carpetas por cliente y proyecto. Nomenclatura estandarizada obligatoria.
Estructura: /Clientes/NombreCliente/Proyecto/v1, v2... Nunca archivos sin nombre estandarizado.
Google Workspace
Core · Documentos
Todas
Briefs en Docs, métricas y capacidad en Sheets, minutas y plantillas en Drive organizado por cliente.
Carpeta por cliente. Subcarpetas: Briefs / Reportes / Plantillas. Acceso compartido con cliente cuando aplica.
Figma
Revisión · Diseño
Diseño
Diseño y revisión colaborativa de piezas gráficas, interfaces y branding. El feedback de diseño va aquí.
Comentarios en el archivo por el cliente y el equipo. Link compartido con el cliente para revisión.
Frame.io
Revisión · Video
Audiovisual
Entrega y revisión de video. Comentarios por fotograma. Control de versiones del corte. Solo piezas audiovisuales.
Subir corte → compartir link → cliente comenta en el tiempo exacto. Nunca enviar video por WhatsApp o email.
Typeform / Tally
Entrada · Briefs
Todas
Formularios de brief inicial, solicitud mensual y urgente. Automatiza la entrada de información estructurada.
Link fijo por tipo de brief. El PM comparte el link en el onboarding y al iniciar cada proyecto.
Calendly
Agendamiento
Todas
Kickoffs, revisiones y reuniones sin idas y vueltas. Link en firma de email y propuestas.
El PM tiene link de 30 y 60 min. Se comparte en lugar de proponer horarios por mensaje.
09 — Rituales y reuniones
Las reuniones
que sí importan.
Si el objetivo de una reunión se puede resolver con un mensaje, no hay reunión. Las que existen tienen agenda y alguien que toma nota.
Planning semanal
Lunes · Fijo
30
min
Revisar backlog, asignar tareas de la semana, detectar bloqueos, confirmar capacidad disponible. El PM actualiza el tablero antes de la reunión.
PM + equipo creativo GOVIVO
Kickoff de proyecto
Al aprobar propuesta
45
min
Alinear expectativas, confirmar brief, resolver dudas antes de producir, definir canales de comunicación y calendario de entregas.
PM + equipo creativo + cliente
Check-in de avance
Mitad del proyecto/semana
15
min
Estado de la tarea, alertas tempranas de bloqueo, ajustes menores. Se detectan problemas antes de que sean urgencias.
PM + creativo asignado
Revisión creativa
Antes de entregar al cliente
30
min
Revisión de calidad antes de que la pieza salga al cliente. Solo para piezas de alto impacto o complejidad. El DC da feedback en el archivo.
Director Creativo + PM + creativo
Revisión con cliente
Por entregable
30
min
Presentación del entregable, recopilación de feedback consolidado, alineación de próximos pasos. El PM modera y documenta.
PM + cliente (+ DC si aplica)
Planeación mensual
Último viernes del mes
45
min
Para Retainer y Embedded: definir prioridades del mes siguiente, compartir calendario de producción y confirmar capacidad contratada.
PM + cliente
Cierre de proyecto
Al entregar final
20
min
Revisión de entregables finales, archivo del proyecto, retro rápida de 3 preguntas: qué funcionó, qué no, qué cambiar.
PM + equipo creativo
Retro mensual interna
Primer lunes de cada mes
45
min
Qué funcionó, qué no, métricas del mes, cambios al sistema para el siguiente ciclo. El PM presenta el reporte antes de la reunión.
Equipo completo GOVIVO
10 — Plantillas
Los formularios
que mueven el trabajo.
Cada plantilla tiene un propósito único. No se improvisa cuando existe una plantilla. Si la plantilla falla, se mejora, no se omite.
📋 Brief Inicial — Cliente nuevo o proyecto nuevo
Completa el cliente antes de cualquier cotización o inicio de producción.
Cliente↓
Nombre del proyecto o campaña *
Ej: Lanzamiento colección verano 2025
Nombre de la empresa y sector *
Ej: MarcaXYZ · Moda sostenible
¿Qué necesitas producir? *
Sé específico. "Material para redes" no es suficiente.
Fecha límite real *
DD/MM/AAAA · ¿Es flexible?
La fecha real, no la que "quisieras". Eso nos ayuda a planificar bien.
Presupuesto estimado *
Rango en USD. Ej: $1,000 – $2,000
Un rango honesto nos permite hacer la propuesta correcta.
¿Para qué canal o medio es? *
Ej: Instagram, LinkedIn, web, impresión, evento presencial, pauta digital...
¿Quién es la audiencia objetivo? *
¿Cuál es el mensaje principal o acción que quieres provocar? *
Referencias de lo que te gusta (links o archivos)
Links a ejemplos de marcas, campañas, estilos visuales que te gusten. Más referencias = mejor resultado.
¿Qué NO quieres que pase con esta pieza? *
Ej: Que se vea amateur, que use ciertos colores, que tenga un tono muy formal...
Esta pregunta es tan importante como las anteriores.
¿Quién aprueba internamente de tu lado? *
Nombre y cargo de la persona que tiene la última palabra.
¿Tienes todos los activos listos?
Logo ☐ · Fotos ☐ · Textos ☐ · Colores ☐ · Tipografías ☐
¿Falta algo? El PM revisará el brief en máximo 4 horas hábiles y te pedirá lo que haga falta antes de iniciar.
📄 Brief por Pieza — Para solicitudes dentro de un proyecto activo
El PM llena este brief internamente con base en la solicitud del cliente.
PM Interno↓
Cliente *
Nombre del cliente
Nombre de la pieza *
Ej: Post_Instagram_Lanzamiento_v1
Formato y dimensiones *
Ej: 1080×1080px · JPG y PNG · Feed Instagram
Canal de publicación *
Ej: Instagram feed, Story, LinkedIn, web, impresión...
Fecha de entrega interna *
DD/MM — con 24h de buffer antes de la fecha al cliente
Fecha de entrega al cliente *
DD/MM a las HH:MM
Texto definitivo (copy aprobado) *
Activos disponibles *
Link a carpeta de Dropbox con imágenes, logo, iconos. Ej: dropbox.com/sh/...
Paleta de colores
Usar manual de marca · Codes HEX si hay variación
Célula responsable *
Audiovisual ☐ · Estrategia ☐ · Diseño ☐
Referencia visual específica
Link o archivo de referencia para esta pieza puntual. No el moodboard general.
Observaciones o restricciones
Qué no puede fallar en esta pieza. Restricciones técnicas o creativas.
¿Es urgente? *
Sí · No — Si sí: ¿por qué? (se requiere justificación)
📅 Solicitud Mensual — Retainer
El cliente completa este formulario al inicio de cada mes. Base del backlog mensual.
Cliente↓
Mes y año *
Ej: Junio 2025
Capacidad contratada del mes *
Ej: 20 horas · 15 piezas
Objetivos de comunicación del mes *
Listado de piezas solicitadas *
Una pieza por línea. Prioridad: URGENTE / ALTA / MEDIA / BAJA.
Fechas clave del mes
Fechas de publicación importantes, eventos, efemérides relevantes para la marca.
Observaciones generales
Cambios de dirección, nueva información de marca, restricciones del mes.
Regla Retainer: Las piezas que no estén en esta lista al inicio del mes se consideran solicitudes nuevas y entran al proceso normal de brief. Si supera la capacidad, el PM informa antes de aceptar.
🚨 Solicitud Urgente — Cuando el tiempo apremia de verdad
Una urgencia real requiere este formulario. La urgencia no omite el brief, lo abrevia.
Cliente / PM↓
Esta plantilla es para urgencias reales: un comunicado de crisis, una oportunidad de pauta que vence hoy, un evento inesperado. Si la urgencia puede esperar 24 horas, usa el brief normal.
¿Qué se necesita? *
Descripción concreta en máximo 3 líneas.
¿Para cuándo exactamente? *
Fecha y hora. Ej: Hoy 18:00 hs
¿Por qué es urgente? *
Razón real y verificable. Sin justificación = no se procesa como urgente.
¿Quién aprueba del lado del cliente? *
Nombre y disponibilidad en los próximos minutos.
¿Activos listos? *
Sí · No (si no están listos, no es posible cumplir el tiempo)
¿Qué se puede pausar para atender esto? *
El equipo necesita saber qué se prioriza sobre qué. Esto lo decide el cliente, no el equipo.
Sobrecosto urgente: Solicitudes urgentes no planificadas tienen un sobrecosto del 20% sobre el precio estándar. El PM informa antes de ejecutar.
📊 Reporte Mensual — Para cliente Retainer y Embedded
El PM lo prepara al cierre de cada mes. Una página, datos concretos.
PM Interno↓
Cliente · Mes · Año *
NombreCliente · Junio 2025
PM responsable
Nombre del PM del mes
Piezas solicitadas
Total de piezas pedidas en el mes
Piezas entregadas
Total entregadas y aprobadas
Piezas pendientes o en revisión
Qué quedó sin cerrar y por qué
Capacidad usada (% del contrato)
Ej: 18/20 horas = 90% · $X de $Y
Rondas de cambio promedio
Ej: 1.8 rondas por pieza
Entregas a tiempo
X de Y piezas entregadas antes de la fecha
Solicitudes urgentes del mes
Número y si tuvieron sobrecosto
Principal logro del mes
Principal punto de mejora para el próximo mes
Satisfacción del cliente (1–10)
Puntuación + contexto si hay comentarios
📝 Minuta de Reunión — Toda reunión con cliente o kickoff
El PM toma nota durante la reunión y la comparte en máximo 2 horas.
PM Interno↓
Fecha y hora *
DD/MM/AAAA · HH:MM
Tipo de reunión *
Kickoff · Revisión · Planeación · Cierre · Urgencia
Participantes *
Nombre y rol de cada participante
Temas tratados *
Decisiones tomadas *
Próximos pasos *
Temas pendientes para la próxima reunión
Lo que quedó sin resolver y necesita continuidad.
Envío: La minuta se comparte con todos los participantes en máximo 2 horas post-reunión. Sin minuta enviada, los acuerdos no son formales.
🔁 Retro Mensual Interna — Primer lunes de cada mes
El equipo completo. 45 minutos. Sin jerarquía en la conversación.
Equipo GOVIVO↓
¿Qué funcionó bien este mes? *
¿Qué generó fricción o retrasos? *
¿Cuántos briefs incompletos hubo?
Número y causa principal
¿Cuántos cambios fuera de alcance?
Número y cómo se manejaron
¿La capacidad fue suficiente?
Sí · No · Se desbordó en estas semanas: ...
¿Qué cambiamos para el próximo mes? *
Aprendizaje creativo o de proceso a documentar
11 — Checklists operativos
Lo que se verifica
antes de cada paso.
Estos checklists son interactivos. Úsalos en cada etapa del proyecto. Si un ítem no se puede marcar, el proyecto no avanza.
✅ Brief aprobado para producción
0 / 8
✓
El brief tiene nombre de proyecto, cliente y canal definidos PM✓
El objetivo de comunicación está claro y es específico PM✓
La audiencia objetivo está definida PM✓
La fecha límite está confirmada y es realista PM + Cliente✓
Todos los activos necesarios están disponibles (logo, fotos, textos) Cliente✓
El responsable de aprobación del cliente está identificado PM✓
El número de rondas de cambio está acordado PM✓
El brief fue enviado por el formulario oficial (no por WhatsApp) PM🎨 Pieza lista para revisión interna
0 / 8
✓
Leí el brief completo antes de empezar (no asumí nada) Creativo✓
La pieza cumple exactamente lo que dice el brief Creativo✓
Los textos no tienen errores de ortografía o tipeo Creativo✓
Colores y tipografías son los correctos de la marca del cliente Creativo✓
El formato y dimensiones son los solicitados en el brief Creativo✓
El archivo tiene nombre correcto: Cliente_Pieza_v1 Creativo✓
El archivo está en la carpeta correcta de Dropbox Creativo✓
La tarea en Monday fue actualizada a "En revisión interna" Creativo🔍 Revisión interna antes de entregar al cliente
0 / 7
✓
La pieza fue revisada por el DC o un par de la célula (no el mismo creativo) DC / Par✓
El feedback de revisión quedó documentado en el archivo o en Monday DC / Par✓
Los ajustes post-revisión interna fueron ejecutados Creativo✓
El PM validó que la pieza cumple el brief antes de enviar PM✓
El link de entrega fue probado (abre bien, tiene permiso para el cliente) PM✓
El mensaje de entrega incluye instrucciones de feedback y fecha límite PM✓
La tarea en Monday fue actualizada a "Entregado al cliente" PM🏁 Cierre de proyecto
0 / 8
✓
El cliente dio aprobación formal por escrito Cliente✓
La carpeta final en Dropbox contiene solo archivos aprobados y en formatos correctos PM✓
El brief y todas las aprobaciones están archivados en Google Drive PM✓
La tarea en Monday está marcada como "Entregado final" PM✓
Se envió la pregunta de satisfacción al cliente (CSAT) PM✓
Se hizo la retro interna de 15 min con el equipo PM + Equipo✓
El aprendizaje del proyecto quedó documentado en el sistema PM✓
La factura fue enviada si corresponde PM / Admin🤝 Onboarding de cliente nuevo
0 / 7
✓
Kickoff realizado: canales, sistema y expectativas explicadas PM✓
Carpeta del cliente creada en Dropbox con estructura estándar PM✓
Tablero del proyecto creado en Monday con estados y PM asignado PM✓
Canal de Slack del cliente creado e invitados internos agregados PM✓
Los activos de marca del cliente están en la carpeta de Dropbox PM + Cliente✓
El cliente recibió el link del formulario de brief y sabe cómo usarlo PM✓
El modelo de trabajo (On-Demand / Retainer / Embedded) está documentado PM📆 Apertura de semana — Retainer
0 / 6
✓
El backlog del mes está actualizado en Monday PM✓
Las tareas de la semana están asignadas con fecha interna y responsable PM✓
La capacidad disponible de la semana fue revisada antes de asignar PM✓
Si hay riesgo de desbordar capacidad, el cliente fue informado PM✓
El equipo conoce las prioridades de la semana (planning del lunes hecho) PM + Equipo✓
Las piezas pendientes de feedback del cliente tienen seguimiento activo PM12 — Métricas operativas
Lo que se mide
cada mes.
Si una métrica está mal dos meses seguidos, hay algo en el sistema que hay que cambiar. Las métricas son señales, no castigos.
Entregas a tiempo
PM · Monday
% de piezas entregadas antes de la fecha prometida al cliente. Si baja del 85%, hay un problema de planificación o de capacidad.
Mensual
Aprobación en 1ª entrega
PM · Monday
% de piezas aprobadas sin cambios en la primera versión enviada al cliente. Si es bajo, el brief o la revisión interna están fallando.
Mensual
Rondas de cambio promedio
PM · Sheets
Promedio de rondas de feedback por pieza. Si supera 2.5, el brief está incompleto o el cliente no tiene claridad sobre lo que quiere.
Mensual
Capacidad usada
PM · Sheets
% del Retainer contratado que se usó efectivamente. Si es menor al 60%, el cliente no está aprovechando el contrato. Si supera el 95%, hay riesgo de desborde.
Mensual
Satisfacción del cliente
PM · Formulario
CSAT de 1 a 10 al cierre del mes. Si baja de 7, hay una conversación pendiente con el cliente antes del siguiente ciclo.
Mensual
Solicitudes urgentes
PM · Monday
Número de urgencias en el mes. Más de 3 en un mes es señal de desorganización del cliente o falta de planificación interna.
Mensual
Briefs incompletos
PM · Log
Número de briefs devueltos por falta de información. Meta ideal: 0. Si sube, el formulario o el onboarding necesita mejoras.
Mensual
Tiempo brief → asignación
PM · Monday
Horas promedio entre recibir el brief completo y asignarlo al creativo. Si supera 4 horas hábiles, hay un cuello de botella en el PM.
Mensual
Piezas por célula
PM · Monday
Distribución de producción entre Audiovisual, Estrategia y Diseño. Útil para detectar cuellos de botella y desequilibrios de carga.
Mensual
13 — Reglas anti-caos
Las reglas que
no se negocian.
Cada una existe porque previene un problema real y frecuente. No son burocracia. Son las barreras que separan el orden del caos operativo.
01
Sin brief completo = sin producción
El PM devuelve cualquier brief incompleto con las preguntas específicas que faltan. Nunca se empieza a producir con información incompleta, aunque el cliente insista. La producción sin brief genera más retrabajo que esperar 24 horas más.
02
Las rondas de cambio tienen límite
Todo proyecto tiene un número de rondas definido en la propuesta. El cambio número N+1 se cotiza antes de ejecutar. El PM informa al cliente con el costo adicional y espera aprobación escrita antes de tocar el archivo.
03
Las urgencias falsas se identifican y se cobran
Si una urgencia no puede justificarse con una razón real y verificable, no se procesa como urgente. El PM pregunta: ¿qué pasa si esto llega mañana? Si la respuesta es "nada grave", no es urgente. Si es urgente real, tiene sobrecosto del 20%.
04
El feedback tiene un solo canal
El feedback va en el sistema (Monday), en el archivo (Figma / Frame.io) o por email formal. El feedback por WhatsApp, verbal o en llamada no existe hasta que esté escrito en el canal correcto. El PM no procesa cambios que no llegaron por el canal acordado.
05
Nada sale sin revisión interna
Todo entregable pasa por revisión interna antes de llegar al cliente. Aunque sea urgente. Aunque el cliente esté esperando. La revisión toma entre 20 y 30 minutos. Un error que llega al cliente tarda días en corregirse.
06
Toda tarea tiene un responsable único
Si hay dos personas responsables de algo, no hay ninguna. El PM asigna un solo responsable por tarea. Quien produce, entrega. Si necesita apoyo de otra célula, lo coordina con el PM, que sigue siendo el punto de contacto único.
07
La capacidad es la que es y se comunica
Cuando el backlog supera la capacidad disponible, el PM lo informa al cliente antes de comprometer fechas imposibles. Una fecha honesta que se cumple es mejor que una promesa que se incumple. El equipo no trabaja en modo crisis permanente.
08
Las aprobaciones son siempre por escrito
"Me lo dijiste en la llamada" no es una aprobación válida. Toda aprobación requiere confirmación escrita (mensaje en Monday, email, o texto claro). Si el PM no recibe la aprobación escrita, no da la pieza por aprobada y no inicia la siguiente etapa.
09
Los archivos tienen nombre estandarizado
Todo archivo sigue el formato: NombreCliente_NombrePieza_v1.extension. Archivos sin este formato son devueltos al creativo antes de subirse a Dropbox. Sin nomenclatura, nadie sabe qué versión es cuál, y el tiempo de búsqueda se convierte en retrabajo.
10
Lo que no está en el brief no existe
Si el cliente espera algo que no quedó documentado en el brief o en la propuesta, el PM lo aclara antes de producir y define si entra como alcance adicional o como cambio cotizable. Las expectativas no alineadas son la causa más frecuente de conflictos con clientes.
14 — Plan de implementación
De cero a sistema
en 90 días.
No todo a la vez. El sistema se construye en orden. Cada fase tiene entregables concretos, no intenciones.
Días 1 — 30
Construir la base
Tablero de producción en Monday activo con estados básicos
3 plantillas operativas (brief inicial, brief por pieza, checklist de entrega)
Reglas de canal de comunicación comunicadas al equipo y a clientes activos
Todos los proyectos activos migrados al tablero
Primera reunión semanal de planning (lunes, 30 min)
Estructura de Dropbox por cliente creada
Primera retro mensual al cierre del mes
Días 31 — 60
Mejorar el flujo
Formulario de brief online (Typeform o Tally) activo y siendo usado
Nomenclatura de archivos estandarizada y aplicada en Dropbox
Primeras 3 métricas medidas: entregas a tiempo, rondas de cambio, CSAT
Primer reporte mensual enviado a clientes de Retainer
Roles y responsabilidades documentados y compartidos con el equipo
Flujo de revisión interna formalizado y siendo aplicado
Días 61 — 90
Medir y optimizar
Revisión de métricas de los primeros 2 meses con el equipo
Identificar y documentar los 3 cuellos de botella principales
Sistema de capacidad mensual activo y comunicado proactivamente
Ajuste de plantillas y flujos con base en lo aprendido
Evaluación del stack de herramientas: ¿algo falta o sobra?
Publicación de la versión 1.1 del manual con los aprendizajes
Esta semana · MVP mínimo viable
Con esto arranca GOVIVO esta semana.
1
Tablero
En Monday. 5 columnas. Todo el trabajo activo adentro hoy.
3
Plantillas
Brief inicial, brief por pieza y checklist de entrega. Ningún proyecto sin ellas.
1
Reunión
Lunes, 30 min, todo el equipo. Agenda fija. Sin agenda = no hay reunión.
1
Flujo de aprobación
Producción → revisión → entrega → feedback → aprobación escrita. Sin atajos.
GOVIVO
Manual Operativo Interno v1.0 · 2025 · Documento de uso interno